Virtuaalitiimit

Virtuaalisia tiimejä hyödyntämällä yritykset saavuttavat kilpailuaetua maailmanlaajuisessa ympäristössä esimerkiksi palkkaamalla maailmanlaajuisesti osaavaa työvoimaa. Liiketoiminta globalisoituu jatkuvasti lisää ja taloudelliset paineet kasvavat, joten virtuaaliset tiimit todennnäköisesti lisääntyvät tulevaisuudessa. Virtuaaliset tiimit eivät välttämättä toimi kaikkein tehokkammin työjärjestelyjen vuoksi, sillä virtuaalisuuden mukanaan tuomiin haasteisiin ei välttämättä olla pystytty vastaamaan kunnolla.

Virtuaalisen tiimin johtaminen on yleensä ihmisten johtamista verkossa, eli virtuaalijohtamista. Virtuaalijohtamisessa täytyy huomioida maantieteellinen vaihtuvuus. Virtuaalista johtamista voidaan pitää haastavampana ja moniulotteisempana kuin fyysistä johtamista kasvokkain, sillä suoraa kontaktia ei ole. Alaisten voi olla myös hankala  saavuttaa johtajan sosiaalinen läsnäolo ja luottamus etäisyyden takia. Perinteiset tiimit ovat usein paremmin koordinoituja ja tehokkaampia. Johtaja ei välttämättä tiedä, tekevätkö työntekijät töitään silloin kun on sovittu, joten työn arvioiminenkin on hankalampaa. Oleellinen ero on työsuorituksen arvioiminen ja valvominen työajan sijaan.

Viestinnän ja informaation jakaminen on myös erilaista. Tehokkuudessa ja viestinnässä auttaa, että johtaja pyrkii luomaan henkilökohtaisia suhteita henkilöstöönsä ja tuntemaan tiimin jäseniä huolimatta etäisyydestä. Viestinnän tulisi myös olla säännöllistä, jotta yhteys ei katkea.

Edistääkseen luottamusta johtajan ja alaisten olisi tärkeää kommunikoida usein ja avoimesti virtuaalitiimin eri jäsenten kanssa. Johtajan tulisi myös jollain tapaa näyttää luottamuksensa tiimin jäsenille. Johtajan täytyy lisäksi antaa alaisilleen vapautta tehdä myös itsenäisiä päätöksiä. Esimies voi esimerkiksi vierailla tiimin jäsenten työpaikoilla, jotta alainen tuntee tekemänsä työn arvokkaaksi ja tietää, että siitä ollaan kiinnostuneita. Yhteyden tunnetta lisää myös se, että alaiset tietävät saavansa esimieheltä tukea sitä tarvittaessa. On myös sitä parempi, mitä aikaisemmassa vaiheessa virtuaalitiimin jäsenet pääsevät osallistumaan yhteistyöhön.

Virtuaalisen tiimin työkaluja työskentelyyn ovat esimerkiksi Skype, Google Drive, sähköposti, Messenger ja Google Hangouts. Skypessä käyttäjät voivat ilmaiseksi soittaa toisilleen ja keskustella video- tai äänipuheluiden välityksellä netissä. Myös tekstiviestien lähettäminen on mahdollista, mutta kylläkin maksullista. Ryhmäpuhelussa voi olla mukana jopa 20 eri tiimin jäsentä. Google Drive taas on ilmainen pilvipalvelu, jota voi käyttää mobiililaitteilla, tietokoneilla ja eri selaimilla. Sillä voi luoda ja jakaa asiakirjoja, esityksiä, kuvia ja laskentataulukoita reaaliaikaisesti. Samaa dokumenttia voi kutsua muokkaamaan ja kommentoimaan monia tiimin jäseniä yhtä aikaan. Sähköposti on nopea, edullinen ja helppo tapa keskustella ja lähettää kuvia yhdelle tai useammalle henkilölle yhtä aikaa. Sähköpostia voi myös käyttää monilla eri laitteilla. Messenger on nopea ja ilmainen pikaviestikeskustelu-palvelu, jossa voidaan lähettää tekstin lisäksi tiedostoja. Sillä voi myös soittaa ilmaiseksi tietokoneiden välillä, maksullisesti puhelimiin, käydä videopuheluita ja ryhmäkeskusteluja. Viides työväline on Google Hangouts, joka on myös pikaviestintäpalvelu. Sillä voi lähettää vastaanottajille pikaviestejä ja videopuheluita ja keskusteluissa voi lähettää myös kuvia. Ryhmäkeskutelut ovat myös mahdollisia ja videokeskusteluihin voi osallistua 2-10 henkilöä.


Olen ennestään käyttänyt sähköpostia, Google Driveä ja Messengeriä, joten ajattelin kokeilla Skypeä. Olen muutenkin puhunut erään paljon matkustelevan ystäväni kanssa, että se olisi hyvä sovellus opetella. Latasin Skypen puhelimeeni ja se vaikutti hyvin yksinkertaiselta käyttää. Plussaa antaisin siitä, että videokeskustelu vaikutti välittyvän hyvin realistisessa ajassa ja videokeskustelu muutenkin on ideana kiva. Sovellus on myös ilmainen, joten monelta kaveriltakin löytyy se. Huonoa sovelluksessa on ehkä se, että pitää sopia etukäteen aika Skype-keskutelulle, sillä puhelua ei voi soittaa, jos molemmat osapuolet eivät ole juuri silloin kirjautuneena. En tiedä olisiko videon kuva tietokoneella erilainen, mutta itselläni oli ainakin välillä vaikeuksia kohdistaa kuvaa oikein näytölle. Hitaus saattoi johtua myös internet-yhteydestäni, jota Skype vaatii toimiakseen.

Lähde: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf?sequence=2

Avoimuus käytännössä

Tätä kirjoitusta varten tutustuin muiden opintojaksolla olevien blogikirjoituksiin avoimuudesta ja avoimuuden kokemuksista käytännön työelämässä. Lisäksi löysin Esa Lehtisen kirjoittaman mielenkiintoisen internetlähteen avoimuuden merkityksestä työyhteisön toiminnassa.

Lehtinen nimeää kirjoituksessaan työyhteisön toimivuuden kannalta tärkeimmiksi tekijöiksi avoimuuden, luottamuksen ja sitoutuneisuuden. Kaikki nämä tekijät ovat riippuvaisia toisistaan siinä mielessä, että esimerkiksi ilman luottamusta ei ole myöskään avoimuutta. Lehtinen määrittelee avoimuuden organisaation toimnnan läpinäkyvyydeksi, avoimeksi yhteistyöksi ja kommunikoinniksi, sekä avoimuudeksi eri sidosryhmien välisessä kommunikoinnissa. Esimies nähdään oleellisena tekijänä avoimuuden onnistumiselle, etenkin tiedonkulun kannalta.

Moni oli kirjoituksessaan käsitellyt hyvin samanlaisia asioita. Monessa kirjoituksessa oltiinkin mainittu sekä avoimuus että luottamus ja ymmärretty, että ne molemmat ovat hyvin oleellisia toimivan organisaation kannalta. Usein oltiin myös mainittu, että avoimuus lähtee esimiehestä ja hänen käymästään vuorovaiktuksesta työntekijöihin. Yleensä riittävä tiedonkulku nähtiin yhtenä tärkeimpänä avoimuuden tekijöistä.

Yksilötasolla Lehtinen mainitsee avoimuuden onnistumiseksi, että jokaisen on tärkeää pystyä puhumaan avoimesti ja suoraan työasioista. Työyhteisön toiminnan kannalta on tärkeää, että niin hyvistä kuin huonoistakin asioista puhutaan mahdollisimman avoimesti. Itse työyhteisön kannalta taas työkavereiden tulisi olla reiluja ja rakentavasti suorapuheisia toisiaan kohtaan, esimerkiksi palautteen avulla. Riittävän avoin kanssakäyminen on ainoa tie avoimuuteen ja luottamuksen syntymiseen.

Yksilötason ja työyhteisön avoimuutta käsiteltiin paljon juuri omakohtaisten kokemusten kautta. Monissa kirjoituksissa tuli ilmi, että avoimuus oli kärsinyt esimerkiksi tiedon pimittämisen, sulkeutuneisuuden tai jonkun työntekijän dominoivan käytöksen takia. Ratkaisuja olivatkin työyhteisön kasvava ryhmähenki ja positiivinen kanssakäyminen. Jokaisen tulisi myös itse ymmärtää toimia työelämässä niin kuin haluaisi muidenkin toimivan itseään kohtaan. Ongelmat tuntuvat helpoilta ratkaista ainakin teoriassa, mutta käytännössä se vaatii kaikkien työntekijoiden työpanosta ja sitoutumista parempaan avoimuuteen, sekä riittävästi aikaa. Lehtinen kiteyttääkin kirjoituksensa siihen, että avoimuudella on todella suuri merkitys organisaation hyvän ilmapiirin kannalta.

 Itse oppeja avoimuudesta voi käytännössä toteuttaa parhaiten aloittamalla itsestään. Tulisi olla rehellinen sekä itseään että muita kohtaan ja muistaa katsoa omaa työpöytäänsä laajemmalle. Avoimuus on monipuolista kanssakäymistä työkavereiden kanssa ja tämä ehkäisee myös pienten piirien syntymistä. Tyäkavereitaan voi kannustaa palautteen antoon ja yhdessä voidaan huolehtia hyvästä tiedonkulusta ja luottamuksesta kaikkien välillä. Esimiestyössä erityisen tärkeää on kohdella kaikkia tasapuolisesti sekä näyttää arvostus tehtyä työtä kohtaan.

Lähde: Lehtinen Esa, 2014. Hämeen Sanomat. http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/02/17/tyoyhteison-toiminnan-kolme-muskettisoturia-avoimuus-luottamus-ja-tyohon-sitoutuminen/

Avoimuus

Organsiaation avoimuus on tärkeää kaikkien viihtymisen kannalta. Jokainen voi myös omalta osaltaan vaikuttaa työpaikkansa avoimuuteen. Avoimuus on pinnalla monessa organisaatiossa ja läpinäkyvyys koetaankin tärkeäksi esimerkiksi hyvän tuloksen saamisen kannalta.

Organisaation avoimuuteen voidaan vaikuttaa esimerkiksi työtiloilla. Avokonttoreilla saadaan yhteisöllisempi ilmapiiri ja myös innovointi voi lisääntyä kasvaneesta vuorovaikutuksesta. Avoimuuden kannalta myös henkilöstön viihtyvyys on tärkeää, joten työhyvinvoinnista tulisi huolehtia. Jokaisen työntekijän tulisi kokea tekemänsä työ tärkeäksi ja arvostetuksi. Henkilöstön välisen kommunikoinnin pitäisi myös olla helppoa ja vapaata. Avoimuus on yksi avaimista organisaation kehitykselle.

Lisäksi avoimuus organisaation ulkopuolella on oleellista. Kuluttajat ovat yhä kiinnostuneempia ostamiensa palveluiden ja hyödykkeiden alkuperästä, joten mitä avoimemman kuvan organisaatio luo tuotantonsa alkuperästä, sitä paremman mielikuvan kuluttajat saavat organisaatiosta. Tästä seuraa, että kuluttajat käyttävät organisaation palveluita ja tuotteita myöhemminkin. Organisaation olisikin hyvä tietää ja selvittää esimerkiksi raaka-aineidensa todellinen alkuperä ja kertoa se myös julkisesti.

Uskon, että avoimuudella on todella suuri merkitys sekä työntekijän että työnantajan kokemaan työn luotettavuuteen. Esimiesviestintä ja käytännön toiminta vaikuttavat suuresti työntekijöiden toimintaan. Esimiesviestinnän avoimuutta edistävät esimerkiksi aktiivinen keskustelu puolin ja toisin. Esimies voi viestinnässään keksiä uusia tapoja toimia. Uusi tapa voi olla esimerkiksi blogin, joka on kaikille avoin, kirjoittaminen. Esimies ei myöskään saa välittää informaatoita niin, että vain esimerkiksi kokouksen läsnäolijat saisivat viestin. Sama informaatio tulee välittää kaikille.

 Avoimuus ja sitä kautta positiivinen mielikuva esimiehen ja työntekijän välillä vaikuttavat organisaatioon sitoutumiseen. Avoimuutta edistävät esimerkiksi toimiva vuorovaikutus ja kannustavuus. Avoimuuden kannalta tärkeää on myös rehellisyys sekä asioiden syy-seuraus-suhteiden selvittäminen. Työntekijöiden tasapuolinen kohtelu sekä rakentava ja positiivinen palaute kannustavat työntekijöitä hyviin työsuorituksiin ja organisaation avoimuuteen.

Omakohtainen arkinen kokemus työelämän avoimuudesta minulla on esimiesviestinnästä. Olin töissä organisaatiossa jossa siis avoimuus, tässä tapauksessa työntekijöiden tiedottaminen oli jäänyt turhan vähäiseksi. Me työntekijät näimme johtavassa asemassa olevia henkilöitä hyvin harvoin. Kerran yritin jostain syystä ottaa yhteyttä yhteen näistä johtajista, jonka yhteystiedot oli annettu vastaavia tilanteita varten. Sainkin kuulla, että hän oli eronnut tehtävästään jo yli vuosi sitten. Ihmettelin vain, että miksei työntekijöille kerrottu tärkeän yhteyshenkilön vaihtumisesta ja seuraavaksi piti itse selvittää, kehen olla yhteydessä edellisen sijaan. Asiaan yksinkertainen ratkaisu olisi työntekijöiden tiedottaminen tärkeistä muutoksista ja yhteystietojen riittävä päivittäminen.

Blogit johtamisen työkaluna

 Blogialustan valitseminen

Valitsin Johtamisen ajankohtaisteema-kurssille Bloggerin blogialustaksi, sillä olen joskus aiemminkin käyttänyt kyseistä alustaa. Edellisestä kirjoittamastani blogitekstistä on kuitenkin jo monta vuotta.

Erot muihin some-kanaviin

Itse koen blogin olevan huomattavasti vapaampi ja avoimempi some-kanava, kuin moni muu. Twitteriä en ole koskaan edes käyttänyt, mutta esimerkiksi Facebookiin kirjoittaisin paljon vähemmän ja suppeammin sanottavani kuin blogiin. Blogissa voi kirjoittaa periaatteessa niin kauan ja niin paljon kuin sanottavaa vain riittää, eikä muiden ole pakko lukea sitä, jos aihe ei kiinnosta. Kuviakin saa lisättyä mieleisensä määrän ilman, että tukkii jonkun toisen etusivun. Youtube taas on ehkä eniten blogikirjoitusten kaltainen, sillä videoilla voi kertoa sanottavansa itse kuvamateriaalin lisäksi. Monet bloggaavatkin videoblogin kautta Youtubessa. Jos haluaisin purkaa ajatuksiani somessa, tekisin sen mieluiten blogissa.

Blogi on kuitenkin työläämpi kuin moni muu some-kanava, ensinnäkin kirjoitusten pituuden vuoksi. Lisäksi siinä on oma ylläpitonsa, jotta saa ulkoasut  ja muut täsmäämään mieleisikseen.

 Blogin käyttö johtamisviestinnässä

Blogia voi käyttää monin tavoin hyödyksi johtamisviestinnässä. Kokouksia voisi alustaa kirjoittamalla esityslistaa blogiin ja käsittelemällä ajankohtaisia aiheita jo valmiiksi kirjoituksessa. Sähköpostiviestit taas olisi hyvä pitää lyhyinä ja ytimekkäinä, kun taas blogiin voi kirjoittaa laajemminkin aiheesta.

Kehitys- ja kasvokkaiskeskustelut tulisi pitää aina silloin, kun kaikki osapuolet ovat todella läsnä tilanteessa. Näissä tilanteissa blogi ei toimi, koska vuorovaikutus on silloin hankalampaa. Käytäväkeskusteluissa on vähän sama idea, eikä niitä voi käydä blogin välityksellä. Henkilöstölehden juttuja on helppo julkaista blogissa, ja se voi säästää kustannuksiakin, jos käyttäisi blogia konkreettisen lehden sijasta. Toisaalta kaikki eivät tykkää lukea tietokoneelta tekstejä, ja toivovat saavansa käsiinsä itse lehden. Sisäisiä tiedotteita voisi myös julkaista blogeissa, mutta ehkä lähinnä silloin, kun ne eivät ole kiireellisiä. Sähköposti voisi kiireellisissä asioissa tavoittaa henkilöstön nopeammin.

Monissa "johtajablogeissa" blogia on käytetty juurikin ajankohtaisten asioiden  julki tuomiseen ja niiden kommentoimiseen. Useat kirjoitukset ovatkin pitkälti uutisilta ja kolumneilta vaikuttavia.

Blogi omassa esimiestyössä

 Itse hyödyntäisin blogia juurikin sisäisten tiedotteiden ja henkilöstölehden juttujen kanssa. Alaiset voisivat kommentoida asioita helposti kommenttiruudussa. Blogiin voisi kirjoittaa myös ihan vain osaston kuulumisia ja sillä voisi yrittää luoda piristystä työntekijöiden päivään.

Blogini voisi olla myös videomuodossa, mutta koen perinteisen blogin mielekkäämmäksi. Videoblogi tuntuu työläämmältä ajatukselta. Lisäksi koen saavani itseäni ilmaistuksi paremmin kirjoittamalla suoraan blogiin, kuin puhumalla kameralle. En ole koskaan kokeillut videoblogia, joten siinä riittäisi myös uutta opittavaa. Videoblogeissa on kuitenkin se hyvä puoli, että niihin saa ehkä ladattua enemmän tunnetta, joten ne voivat olla motivoivampia ja miellyttävämpiä seuraajille.